L’Agence de Développement municipal (ADM)
recrute
Un Archiviste
1. Les Principales responsabilités et tâches
Sous l’autorité du Directeur général et la supervision du Directeur Administratif et Financier de l’Agence, l’archiviste a pour principale mission d’assurer une organisation efficace de la documentation physique et électronique produite par l’Agence et ses partenaires, d’en assurer la conservation, de faciliter l’exploitation et de veiller à leur sécurisation.
A ce titre, ses principales tâches peuvent être déclinées comme suit :
‐ Mettre en place et maintenir un système d’archivage physique et numérique conforme aux normes et procédures internes ;
‐ Collecter, classer et inventorier les documents physiques et numériques produits ou reçus par l’Agence ;
‐ Superviser les opérations de tri et d’élimination des documents conformément aux délais légaux et aux politiques internes ;
‐ Procéder au transfert des documents à archiver de l’ADM vers le local de conservation et assurer leur mise à disposition auprès des agents des différentes entités ;
‐ Numériser et indexer les documents afin de faciliter leur consultation ;
‐ Assurer la conservation et la sécurité des archives, en veillant à leur intégrité et à leur accessibilité ;
‐ Assurer, en coordination avec le Service Informatique de l’Agence, la gestion et la mise à jour des bases de données numériques, notamment celles relatives aux études techniques, à la gestion du courrier et aux produits documentaires ;
‐ Veiller à la mise en place d’un archivage spécifique des produits documentaires de la Cellule de Communication (films, vidéos, plaquettes, etc.) ;
‐ Participer activement aux processus de capitalisation d’expérience de l’Agence, tant dans la fourniture de données que dans l’élaboration de rapports, guides, films et autres supports ;
‐ Élaborer et actualiser les outils de suivi documentaire (bases de données, registres, plans de classement) ;
‐ Former et sensibiliser le personnel aux bonnes pratiques d’archivage ;
‐ Rédiger des rapports périodiques sur l’état des archives et proposer des améliorations du système d’archivage ;
‐ Collaborer avec les différentes entités de l’Agence (directions, cellules, projets et programmes) afin de garantir la cohérence du système documentaire.
2. Qualifications et Profil requis
L’archiviste doit présenter le profil suivant :
‐ Titulaire, au moins, d’un Master 2 (Bac +5) en archivistique et gestion de l’information documentaire ;
‐ Expérience pratique d’au moins 10 ans dans un poste de responsabilité dans le domaine de l’archivage ;
‐ Être rigoureux, discret, ordonné, méticuleux et méthodique ;
‐ Avoir une bonne capacité de communication et une aptitude à la rédaction de rapports.
‐ Maîtriser les outils informatiques et des logiciels courants (Word, Excel, etc.) ; la connaissance des bases de données est un atout ;
‐ Avoir une bonne connaissance et maîtrise des logiciels spécialisés en archivage et gestion documentaire ;
‐ Avoir une parfaite maîtrise des méthodes de classement et des techniques de conservation des documents ;
‐ Avoir une aptitude à travailler en équipe ;
‐ Respecter les valeurs éthiques et de bonne moralité.
3. Durée de la mission
L’intervention de l’archiviste est prévue pour une durée indéterminée. Toutefois, la conduite de la mission jusqu’à son terme se fera en fonction de l’appréciation des prestations durant la première année suivant la date de prise de service.
L’ADM confirmera la poursuite du contrat sous réserve de l’évaluation des performances de la première année.
4. Dossiers à fournir
‐ une lettre de motivation ;
‐ un curriculum vitae avec deux personnes de références au minimum ; ‐ une copie certifiée des diplômes et attestations.
Les dossiers de candidature doivent être déposés à l’ADM, au 5 avenue Carde 3ème étage immeuble Carde Rénovation – Dakar avec la mention « Recrutement Archiviste » sur l’enveloppe ou par mail au contact@adm.gouv.sn
Date limite de réception des dossiers de candidature : le vendredi 06 novembre à 12 heures.
